Nous aidons les directions à formaliser le fonctionnement réel de l’organisation : qui décide, qui valide, qui exécute et comment l’information remonte jusqu’aux instances de gouvernance.
Synthèse
Diagnostic organisationnel, procédures, délégations de pouvoirs et instances de gouvernance qui rendent explicites rôles, décisions et responsabilités.
Croissance, réorganisation, création d’entités ou évolution de l’actionnariat mettent sous tension une organisation fondée sur des règles implicites. Les responsabilités se chevauchent ou tombent entre deux fonctions, les seuils de validation ne sont écrits nulle part et les procédures n’existent que dans la mémoire des collaborateurs expérimentés. Le risque opérationnel s’accroît et tout dispositif de contrôle devient fragile.
Nous partons d’un diagnostic organisationnel, puis formalisons processus métier, procédures opérationnelles, politiques et manuels. Nous concevons la matrice de délégation de pouvoirs et les matrices RACI qui fixent seuils et responsabilités, ainsi que les instances de gouvernance et le reporting interne qui donnent au comité de direction et au conseil l’information nécessaire à la décision.
Les enjeux traités
- 01
Des règles implicites et un savoir non formalisé
Les processus critiques reposent sur quelques personnes, avec un risque de continuité et une exécution hétérogène d’un site à l’autre.
- 02
Des seuils de validation non écrits
Engagements et paiements sont validés sans seuils de délégation formalisés, exposant l’organisation à des décisions non autorisées.
- 03
Des responsabilités floues
Chevauchements et zones grises entre fonctions ralentissent les décisions et laissent certaines activités sans responsable clairement désigné.
- 04
Des instances insuffisamment informées
Les comités reçoivent un reporting tardif ou hétérogène, ce qui limite leur capacité à superviser la performance et les risques.
Offres et solutions
- 01
Diagnostic organisationnel
Analyse de la structure, des rôles, des interfaces et des circuits de décision pour identifier chevauchements, zones non couvertes et dépendances à des personnes clés.
- 02
Formalisation des processus métier
Modélisation des processus métier de bout en bout, avec entrées, sorties, acteurs et points de contrôle, comme référence commune pour les opérations et le contrôle.
- 03
Rédaction des procédures opérationnelles
Procédures opérationnelles détaillées, rédigées avec les équipes qui les appliquent, intégrant les contrôles et les enregistrements requis.
- 04
Politiques et manuels
Rédaction ou mise à jour des politiques et manuels, achats, finance, notes de frais ou conformité par exemple, avec un responsable et un cycle de revue définis.
- 05
Matrices de délégation de pouvoirs
Une matrice de délégation de pouvoirs fixant les seuils d’autorisation par nature d’engagement, entité et fonction, en cohérence avec les pouvoirs de signature définis avec vos conseils juridiques.
- 06
Matrices RACI
Matrices RACI précisant, pour chaque activité et décision clé, qui réalise, qui est responsable, qui est consulté et qui est informé.
- 07
Instances de gouvernance
Conception des instances, de leurs mandats, de leur composition, de leur fréquence et de leurs règles d’escalade, du comité de direction aux comités d’audit et des risques.
- 08
Dispositif de reporting interne
Définition du reporting de gestion et de gouvernance, avec contenus, responsables et calendrier alignés sur les décisions que chaque instance doit prendre.
Déroulé type d’une mission
- 01
Diagnostiquer
Conduire des entretiens avec la direction et les équipes et analyser la documentation existante pour comprendre le fonctionnement réel de l’organisation.
- 02
Concevoir
Définir avec les sponsors l’organisation cible, les délégations, les RACI et les instances de gouvernance.
- 03
Formaliser
Rédiger processus, procédures, politiques et modèles de reporting avec les équipes qui les utiliseront.
- 04
Déployer
Communiquer, former et accompagner l’appropriation, puis instaurer un cycle de revue pour maintenir la documentation à jour.
Livrables attendus
- Rapport de diagnostic organisationnel
- Cartographie des processus et procédures opérationnelles
- Politiques et manuels avec responsables et dates de revue
- Matrice de délégation de pouvoirs
- Matrices RACI des activités et décisions clés
- Charte de gouvernance et dispositif de reporting interne
Les résultats visés
- 01
Des pouvoirs de décision et des seuils d’autorisation explicites
- 02
Une moindre dépendance à quelques personnes clés
- 03
Une exécution plus homogène entre équipes et sites
- 04
Des instances disposant d’une information utile à la décision
Expertises associées
Autres offres : Gouvernance, risques & conformité
- Gestion des risques de l’entrepriseCadre de gestion des risques, cartographie, registres et appétence au risque : une vision partagée et hiérarchisée des risques qui comptent pour la direction.
- Contrôle interneÉvaluation, conception et documentation du dispositif de contrôle interne autour des contrôles clés, de responsables identifiés et de preuves vérifiables.
- Préparation aux audits & certificationsDiagnostics de préparation, analyses d’écarts, organisation des preuves et remédiation pour aborder sereinement audits internes, externes et de certification.
Questions fréquentes
La matrice de délégation de pouvoirs est-elle un document juridique ?
Il s’agit avant tout d’un outil de gouvernance interne fixant les seuils d’autorisation. Lorsqu’elle touche aux pouvoirs de signature ou aux délégations formelles, nous nous coordonnons avec vos conseils juridiques, qui restent responsables des aspects juridiques.
Quel niveau de détail pour les procédures ?
Suffisamment détaillées pour qu’un nouveau collaborateur compétent puisse exécuter la tâche et qu’un auditeur identifie les points de contrôle, sans aller au-delà. Des procédures trop longues sont rarement lues et encore moins tenues à jour.
Pouvez-vous accompagner une filiale nouvellement créée ?
Oui. Pour une nouvelle entité, nous définissons dès le départ un socle proportionné de délégations, de procédures et de reporting, cohérent avec les exigences du groupe et les contraintes locales.
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